Film titlen - måske husker du Tom Hanks og Meg Ryan i det romantiske sen-halvfems'er komedie-drama - er i virkeligheden en kæmpeudfordring i mange virksomheder i dag!

Den øverste ledelse slås med indbakker der bare ikke vil dø - 200-300 emails på en arbejdsdag er ikke usædvanligt for topledere. Hvordan håndterer du den belastning?

Emails modtaget under ferie slettes automatisk

Afsenderen får et autosvar med besked om hvornår du er tilbage på 'pinden', og den oprindelige email slettes; så skal du ikke overveje at forholde dig til den i din ferie. Tak for rådet til Arianne Huffington

Tag en email fridag

Har du en indbakke/email inbox så er der stor sandsynlighed for at du skifter 'vindue' op mod 37 gange i timen! Når det erfaringsmæssigt "koster" 15min at komme tilbage til den opgave, du var igang med, betyder det reelt at din arbejdsdag er ødelagt! Luk døren og lad være med at starte Outlook - tag en email fridag (husk at sætte et skilt i vinduet/døren, og "tænd" for Out-Of-Office auto-beskeden.

tallet 30

Sagsbehandlere rører op til 30 gange ved det samme dokument! Tallet 30 er interessant her - for det der synes som en belastning, kan du vende til din fordel!

3 mapper

Når du åbner din indbakke om morgenen - så vent med at gøre det, til du er klar! Gør det til en bevidst handling, mere end bare lidt ligesom at åbne vinduet for at nyde den friske luft, eller TV'et om aftenen, uden egentlig at vide, hvad du vil se!

Hæng et 'forstyr mig ikke' skilt på døren nu!

Sortér dine indbakke, så den ældste email ligger øverst!

  • Kig på den første - kan du svare (eller løse opgaven) på under 30 sekunder, så ryger den i mappen NU

  • Kig på den næste - kan/skal du løse den på under 30 minutter, så ryger den i IDAG

  • Kig på den næste - kan/skal du løse den på under 30 timer, så ryger den i SENERE

30 sekunder mappen - NU

Tag nu din NU mappe, og løb hurtigt ned over listen af nu-opgaver. Var der nogen, som "smuttede" med herned, fordi du SKAL lave opgaven nu, men den tager faktisk 4-5 timer? Over i IDAG mappen, NU!!!!!

Prioritér listen - og arbejd dig så igennem listen i de næste 20-25 minutter (her lister vi lidt Pomodoro teknik ind i din sagsbehandling, men det tilgiver du nok). Blev du ikke færdig, så tag et lille pust, få en telefonsamtale til side, hent kaffe, stræk dig, eller tag 10 armbøjninger -

På den igen! Nye 20-25 minutter! Ny pause / flere armbøjninger. Forfra - til du er færdig med NU

Nu er du færdig - og så kan du iøvrigt godt fjerne det skilt fra døren! Samtidig med at du gør det, kan du passende hente dig en frisk kop kaffe, spilde en kollegas tid med en sørøver historie eller prale af dit barnebarn! Og så tilbage til Apple Mail, Microsoft Outlook, Google Mail, eller hvad du nu bruger. Nyd at indbakken og NU er tom! Det er IDAG og SENERE derimod ikke!

30 minutter - IDAG

Folderen med IDAG var måske ikke tom da du begyndte at sortere emails ned i den, i morges? Sortér folderen så de ældste står øverst. Er der nogen af de emails , der ligger i mappen, som måske er SENERE opgaver? Smid dem derover. Vær hård! Er det en opagve, der er lige på vippen - så UD i SENERE med den; STRAKS!!!

Start på listen og hold dig til max 25 minutter pr opgave! Bruger du 18 minutter på at gøre en opgave færdig, så hold en pause nu. Har du allerede brugt 23 minutter, og er der i hvertfald 10-15 minutter i opgaven endnu - så er det over i SENERE, pause, og næste opgave.

Din IDAG mappe skal du principielt tømme inden dagen slutter, men måske er du ikke så heldig! Måske var der for mange i NU mappen. Måske var der for mange -

Afbrydelser

Når du bliver afbrudt er det din egen skyld!

- men telefonen? Den kan du lade være at tage!
- nogen der kommer ind på dit kontor/stiller sig i din bås eller ved dit bord i et åbent kontormiljø? Dem kan du ignorere (du har jo sat et skilt op ikke?)! Din chef? Men hun/han er vel også interesseret i at du er effektiv?!

Sidder du i en reception/omstilling, hvor jobbet netop er at håndtere opkald og byde gæster velkommen, må du aftale med dine kollegaer, at I deler jobbet, så du i det mindste kan få den uforstyrrede tid til at sortere din indbakke op! Det er vigtigt!

Det er naturligvis ikke muligt at gennemføre dette regime 100% i praksis - nogen vil altid blive forstyrret i deres arbejde; dig eller modparten. Men du kan give modparten muligheden for at ringe tilbage/blive ringet tilbage, opsøge dig igen/blive opsøgt når du har pause/tid til et møde. Det er ikke optimalt, og du betaler bøden med en pause af samme varighed som afbrydelsen. Og i denne pause må du til gengæld ikke lave noget som helst - andet end kigge på dit skrivebord ;)

30 timer - SENERE

Den sidste mappe - med de 'lange' opgaver; den bider du lunser af, når der er tid, resten af dagen/ugen.

Den mappe bliver aldrig sådan helt tømt - men det er OK, for du ved at de opgaver, der ligger her, ikke er nogen, du kan gøre færdig på et øjeblik alligevel! Og kan du, så er det over i en af de første 2 30'er mapper :)

Indbakken i løbet af dagen

Brug et minut efter hver 3-4 pause på at tømme indbakken - den skal være tom, også når du går hjem! Resten af tiden lader du være med at kigge i indbakken! Hører du!!?!

Der kan stå VIGTIGT nok så mange gange i emnefeltet. Du kigger bare ikke i den - før det er tid!

Resultat?

Stress

Først og fremmest bliver du én af de, om ikke dén, værste stress faktor i det moderne kontor kvit!

Effektivitet

Dernæst vil du - efter lidt indkøring - begynde at bemærke en stigende effektivitet, som kan finde på at sprede sig til dine kollegaer. Måske bliver I så glade for Pomodoro teknikken, at I også begynder at bruge det på møder og andre typer opgaver!

Klarere kommunikation

En sidste effekt som har med dit fokus at gøre. Når du ved at du har 30 sekunder til at svare en email, sparer du på de floromvundne forklaringer og skærer lige til stålet!