Etableringen af et samtykke kan være løsningen for den dataansvarlige for så vidt angår dennes dokumentation af lovligt at behandle personoplysninger. Se eventuelt denne tidligere post om samtykke.

Måden hvorpå samtykket etableres vil afhænge af personoplysningernes karakter, men fordi det er den dataansvarliges opgave at kunne dokumentere at have modtaget en

.. frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra den registrerede, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling
Artikel 4

vil netop samtykker typisk være dokumentbaserede - og som minimum indeholde den registreredes underskrift. Databeskyttelsesrådgiveren vil skulle kunne dokumentere at disse samtykker indhentes, opbevares på betryggende vis

Et eksempel på en sådan samtykkeerklæring kunne være et samtykke i offentliggørelsen af billeder, hvor den registrerede kan identificeres, på virksomhedens intranet og/eller hjemmeside.

Det vil ikke være nok med en "generalfuldmagt". Der skal indhentes en individuel erklæring for hvert billede, hvor personen indgår. Det vil kunne fortolkes sådan at alle billeder, der bruges til samme formål (fx at sælge virksomhedens produkter) og her specifikt at demonstrere hvordan et produkt holdes, behandles, tilsættes, osv - disse billeder kan der indhentes én samtykkeerklæring for brugen af. Bruges et af disse billeder imidlertid til et årsskrift rettet mod virksomhedens aktionærer, vil der skulle indhentes en ny samtykkeerklæring hertil!

Formulering

Jeg vil afslutte denne post med et helt konkret eksempel:

Samtykkeerklæring

Dato

Ansøgers navn/medarbejders navn

Brug af mit portrætbillede på virksomhedens hjemmeside og/eller intranet.

Denne samtykkeerklæring vedrører samtykke til virksomhedens brug af mit portrætfoto på virksomhedens hjemmeside og/eller intranet.

Jeg giver hermed samtykke til, at virksomheden må bruge mit portrætfoto på virksomhedens hjemmeside og/eller intranet i tilknytning til kontaktoplysninger og arbejdsområder. Formålet er, at virksomhedens medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere kan sætte ansigt på kollegaer/medarbejdere, som de har kontakt med.

Jeg kan til enhver tid tilbagekalde mit samtykke, uden at det får ansættelsesretlige konsekvenser.

Tilbagekaldelse af samtykke kan ske ved fremsendelse af e-mail til e-mailadresse.

____________
Underskrift