Indsatser: nyhedsbreve
Afsendere
Sender din virksomhed nyhedsbreve ud til kunder? Sikkert. Hvis I gør, kan der være god grund til at løbe distributionslisterne igennem - eller sende en opfordring til samtykke ud til alle.
De email adresser, der er virksomhedsadresser (fx nyt_fra_leverandorer@ditfirma.dk) og som et vilkårligt antal fysiske personer i din virksomhed kan åbne og læse i, er der ingen problemer med. De identificerer ikke en konkret fysisk person! Det gør de personlige email adresser imidlertid, og selv om der ikke er nogen egentlig risiko ved at gemme oplysningen, eller sende emails til den, er det ikke lovligt, med mindre personen bag har givet sit samtykke - eller brugen af email adressen er nødvendig for at opfylde en kontrakt eller aftale mellem din virksomhed og modtagerens; men det vil det sjældent være, når vi snakker om nyhedsbreve ;)
Godkend betingelserne
En 'sidste' email sendt rundt til alle modtagere af nyhedsbrevet (+ evt andre mailing-lister I kan have liggende) bør indeholde
en knap der sætter modtageren i stand til hurtigt at godkende/acceptere at din virksomhed nu ligger inde med personlige oplysninger om modtageren.
Det kan være en idé - som fx Dustin gjorde at knytte de aktuelle kontobetingelser til email'en, så fik de samtidig slået lidt på tromme for dem, plus måske kommunikeret dem, til kunder som ikke tidligere havde gjort sig nogen overvejelser om de betingelser, de køber hos Dustin på!
Integritets- og markedsføringspolitik
Dustin er på flere måder et godt eksempel - de har nemlig også valgt at indføje deres integritets- og markedsføringspolitik i kontobetingelserne, under en overskrift der siger, hvordan Dustin behandler personoplysninger.
Modtagere
Gør det nemt for afsenderne
Den nemmeste måde at håndtere alle de nyhedsbreve som leverandører og andre samarbejdspartnere (bank/brancheorganisationer/mfl) sender, er at oprette virksomhedsgenerelle email adresser, fx finansnyt@din_virksomhed.dk, nyt_fra_plastik_leverandorer@din_virksomhed.dk, branchenyt@din_virksomhed.dk, osv.
Gør det nemt for modtagerne
Når stakken af nyhedsbreve når et vist niveau, kan du begynde at gange igennem. x medarbejdere gange y minutter pr nyhedsemail. Så er det på tide at få strømmen effektiviseret!
Lad én medarbejder tømme alle nyhedskontiene, og bed vedkommende om at lægge overskrifter og evt korte resuméer, sakset fra nyhedsbreve eller links til produkt-/virksomhedssider, på intranettet. Det sparer tid for de øvrige 'læsere' og giver et overblik.