Virksomhedspolitik for sociale medier

Hvorfor?

For 30-40 år siden var der ikke nogen, der udleverede en social media policies (som et aktivt link i den kontrakt PDF du modtager i din sign on package) - da blev det allerhøjst kommenteret, når chefen gik forbi: "Diechmann, De kan læse avisen i Deres fritid!"

I dag er de sociale medier en helt central del af de allerfleste unge/voksnes identitet og derfor er det vigtigt at forventningsafstemme virksomhedens indstilling til og ønske om profil på de sociale medier - noget som medarbejderne reelt er med det at definere og levere (og i stigende grad direkte bliver ansat til).

I dag er de sociale medier også en vigtig brik for mange virksomheder, i deres profilering overfor kunder/leverandører/medarbejdere, og 'shitstorms'^[1] vil alle virksomheder undgå for næsten enhver pris.

Hvad

Politikker rettet mod strafbar opførsel

Først og fremmest bør politikkerne adressere det, der er ulovligt og dermed strafbart. Her bør politikken være knivskarp, tydelig, og præcist beskrive såvel situationen, såvel som konsekvensen! Et eksempel kunne være at en medarbejder deler billeder eller tekst, der

• beskriver egenskaber ved endnu ikke lancerede produkter (hvor det ikke indgår i medarbejderens jobbeskrivelse),
• æreskrænker kunder, leverandører eller andre medarbejdere/ledelse
• overtræder tredjemands ophavsrettigheder

Politikker rettet mod skadelig opførsel

Dernæst bør politikkerne adressere den opførsel, der kan skade eller påføre virksomheden store omkostninger. Her bør politikken forsøge at favne så godt den formår (den kolossale kreativitet og mulighederne til trods), og i det mindste give præcise eksempler, som bør kunne tjene som skabeloner, og gerne også konsekvensen i det omfang virksomheden har besluttet at ville holde medarbejderen ansvarlig for opførslen. Et eksempel kan være medarbejderen, der deler en email som vedkommende har modtaget fra en ven udenfor virksomheden. Denne email indeholder et vedhæftet dokument, som fremstår som en sjov lille filmstump, men reelt er en virus, der stopper virksomhedens drift i flere dage.

Politikker rettet mod uønsket opførsel

Videre bør politikkerne opregne den opførsel, der ikke er ønskelig og som virksomheden ikke ønsker at blive forbundet med. Her må politikken søge en forsonende holdning og stil, da det ofte vil være kulturbærende opførsel, virksomheden ønsker enten at fremme eller nedtone. Konsekvenserne må ofte også være situationsbestemte, fordi det, der kan være en praktisk mulig løsning i den ene situation, ikke fungerer i den næste. Det kan eksempelvis være en sognekirke, som ikke ønsker at dens ansatte 'poster' opdateringer på Facebook, hvor de bruger kirkerummet i sammenhænge, hvor det vil skabe en signalforvirring - eksempelvis hvis medarbejderen er ase-troende, og med sognekirken som billed baggrund udtaler sig om forholdet mellem kristendom og ase-tro.

Politikker rettet mod kommunikationen

De sociale medier politikker står i virksomhedens politik-manual umiddelbart efter personale politikkerne^[2] og lige før politikkerne for markedsføring, reklame og salg.

Kommunikationspolitikkerne skal primært beskrive 'the happy path' - den gode virksomhedsmedarbejders valg af medier og udtryk.

De skal mane til besindighed og omtanke - "tale er sølv men tavshed er guld".

Politikkerne skal lægge vægt på vigtigheden i at medarbejderen har sat sig grundigt ind i virksomhedens adfærdskodeks, som den afspejles i nærtstående politikker, medarbejderhåndbogen i hele taget, og det offentliges billede af virksomheden generelt.

De skal adressere behovet for at søge tilladelse mere end tilgivelse, især i den del af kommunikationen som ikke er analog^[3], især hvor indholdet kan være kontroversielt, eksponeringsfladen meget stor, eller aktualiteten høj.

De skal understrege det aktive valg af rådgivning ved virksomhedens juridiske ekspertise, hvis kommunikationen resulterer i stor opmærksomhed, og mange spørgsmål, der potentielt kan fejltolkes.

De skal opregne virksomhedens indstilling til brugen af mediekonsulenter, og andre professionelle virkemidler, i situationer, hvor virksomheden udtaler sig (igennem en medarbejder, der interview'es).

De skal klarlægge det handlingsforløb virksomheden ønsker at følge, i situationer hvor kommunikationen fejler, som en konsekvens af en overtrædelse af nærtstående politikker eller dårlig modtagelse. Fra 'den dårlige telefonsamtale' til 'det kritiske TV interview', til krisestyring i shitstorms og klagende kunder mm.

Er det relevant for virksomheden, pga dens virke, kan politikkerne også beskrive kommunikationsstrategier og -planer i gidsel- og andre terror relaterede situationer.

Politikker rettet mod værktøjsbrug

Medarbejderne optræder (i varierende grad afhængigt af deres jobbeskrivelse naturligt nok) med 'virksomhedens kasket på' og det gør sig således også gældende i valget af, og brugen af værktøjer. Der er tale om en toleddet størrelse:

1. Materielle værktøjer, herunder smartphones, tablets, PC'er mm - men politikken kan med lige så stor relevans omhandle valget af kugle- og fyldepenne! Vælger en medarbejder eksempelvis at benytte en Aurora Diamante, bør det måske få konsekvenser for hens ansættelse i en boglade! Politikken bør præcist definere hvilke værktøjer, hvornår de må bruges, hvilke muligheder der er for at holde den medarbejder relevante brug og den eventuelle private brug adskilt samt konsekvenserne ved at overtræde politikken.
2. Immaterielle værktøjer - typisk software, apps og online-tjenester. Politikker kan understrege det fornutige i at benytte visse tjenester, afholde sig fra at benytte andre og konsekvenserne ved ikke at følge politikken. En sådan kunne eksempelvis være: "Aktiviteter på de sociale medier til erhvervsmæssige formål er tilladt i arbejdstiden (ex: Facebook, Twitter, alco.dk's blog og LinkedIn), men personlig brug af sociale medier, netværk eller personlig blogging af online-indhold er forbudt og kan resultere i en arbejdsretlig påtale."

Relation til forordningen

Bortset fra det relevante i at sikre et godt 'fit' mellem virksomhedens og medarbejdernes holdninger til og brug af sociale medier, så er der den helt praktiske relevans, at virksomehedens databeskyttelsesrådgiver (DPO^[4]) har som en af sine direkte formulerede opgaver, at "overvåge overholdelsen af denne forordning", hvilket blandt andet medfører at DPO'en skal sikre at virksomheden ikke uretmæssigt behandler personfølsomme data; det kunne fx være én medarbejder om/imod en anden!

En anden og måske lidt mere konkret relevans er de adfærdskodekser som forordningen nævner i flere sammenhænge.